Recrutement d’un Adjoint (e) Administratif (ve)

Responsabilités Générales

Sous la supervision du Directeur administratif et financier, assurer la gestion des contrats, la tenue des dossiers du personnel et de la banque des consultants ; assurer l’approvisionnement en biens et services ; assurer le back up de la réception et du centre des dossiers et de la secrétaire de direction, le cas échéant.

Principales fonctions et responsabilités

En rapport avec le Directeur Administratif et financier, assurer la gestion des contrats des consultants (20%)

• Sur réception d’une sélection approuvée par l’Ambassadeur, préparer les contrats de consultants à court terme, les contrats somme forfaitaire, les réquisitions de services, les accords d’offre permanente, les lettres d’entente, les accords de contribution, et toute modification concernant les documents contractuels.
• Assurer un suivi de la numérotation des contrats et demandes de service ;
• Apporter un appui aux responsables sur le terrain pour les demandes d’appels de proposition pour les offres à commande et les mandats ponctuels ;
• Assurer la signature des contrats approuvés par la direction de l’UAP-CCM et voir à un classement adéquat des originaux de contrats ;
• Produire et maintenir à jour la situation financière des contrats et offres permanentes et des demandes de service ;
• Aviser le Directeur dès que l’utilisation des contrats, demandes de service et offres permanentes atteint les 65% ou dès que ceux-ci se rapproche du terme ;
• Produire les rapports trimestriels concernant la divulgation des contrats, des subventions et contributions ainsi que les rapports sur les sélections effectuées et la situation des marchés.

Assurer la gestion des approvisionnements et de la banque des fournisseurs (20%)

• Effectuer une analyse annuelle du marché afin de mettre à jour une liste de fournisseurs accrédités auprès de l’Unité d’Appui au Programme, Coopération Canado-Maliene (UAP-CCM) pour l’obtention de biens et services ;
• Traiter les demandes de services émanant du personnel et du magasin ;
• Pour les achats de moins de 100 000 F CFA, obtenir différents devis auprès de fournisseurs accrédités et recommander à la direction le fournisseur à retenir ; (Se référer au Manuel des Procédures).
• Pour les achats de plus de 100 000 F CFA, obtenir un minimum de trois devis auprès de fournisseurs accrédités et recommander à la direction le fournisseur à retenir ; (Se référer au Manuel des Procédures).
• Lancer les appels d’offre restreinte et faire analyser les offres reçus par un comité selon les procédures de l’UAP-CCM ;
• préparer les bons de commandes pour signature du Directeur de l’UAP-CCM ou à son absence le DAF et tenir à jour dans un registre les informations relatives aux achats de biens et services.
• assurer la préparation des bons d’entrée et de réception en stock pour les stocks consommables, gardés en magasin.

Assurer la gestion des dossiers de personnel (20%)

• maintenir à jour le dossier de chaque employé et réclamer de ceux-ci les pièces manquantes à leur dossier ;
• assurer le contrôle des congés annuels, congés de maladie, congés pour événements familiaux, congés compensatoire et absences/retards. Maintenir les registres appropriés et informer la comptabilité de toute absence et/ou retard pour déduction sur leurs salaires ;
• coordonner avec les responsables les évaluations de rendement annuelles basées sur une période allant de avril de l’année précédente à mars de l’année suivante ;
• procéder à toute modification de contrat le cas échéant et obtenir la signature de la Direction ;
• coordonner l’exercice des congés annuels de chaque employé en fonction des besoins du service.
• coordonner le suivi du dossier assurance maladie individuelle et accident corporel.

Assurer la gestion de la Banque des Consultants, (20%)

• recevoir les consultants, répondre à leurs questions (lors d’une visite ou par téléphone), leur remettre le formulaire d’inscription et leur fournir toutes les explications nécessaires au remplissage.
• revoir les formulaires d’inscription avec l’informaticien et proposer des changements à la Direction.
• analyser les formulaires remplis et convoquer éventuellement une réunion du comité de sélection des Consultants pour les analyser avant l’inscription dans la banque de données.
• dsuperviser le fonctionnement et la mise à jour de la banque des consultants ; au besoin, utiliser cette banque pour identifier des candidats ponctuels à la réalisation de certains mandats ;
• appuyer les responsables sur le terrain dans leurs recherches de consultants à travers la banque et coordonner les activités de recherche avec l’adjointe administrative.

Assurer le "Back up" du personnel (10%)

• du centre des dossiers en l’absence du préposé ;
• de la réception de l’UAP-CCM en l’absence de la réceptionniste ;
• de la secrétaire de direction lors de ses absences reliées au congé annuelle ou autres

Remplir toutes autres fonctions (10%)

• recommander à la Direction des améliorations susceptibles d’augmenter l’efficience et l’efficacité des services offerts ;
• écrire et fournir tout renseignement/rapport que pourrait solliciter la Direction dans le cadre de vos responsabilités ;
• toutes autres tâches reliées aux fonctions

Exigences pour le poste

 Formation : BAC + 2
 Expérience de travail dans le milieu des ONG ou de projets bilatéraux représentent des avantages
 Minimum 10 années d’expériences de travail
 Maîtrise de l’outil informatique
 Langue anglaise un atout
 Grande aptitude au travail en équipe
 Soumettre un curriculum vitae récent
 Une lettre de motivation (maximum une page)
 Trois (3) références
 Disponibilité 15 décembre 2007

Adresser à :

Poste Adjoint administratif
Unité d’Appui au Programme - Mali (UAP-Mali)
Hippodrome,route de Koulikoro BP 198 Bamako, Mali
Tél : (223) 21-30-96/21-82-17
Courriel : uap-ccm uapmali.org